จะซื้อระบบ Email สำหรับองค์กร ต้องพิจารณาอะไรบ้าง – Email Server vs. Email Appliance vs. Email Cloud Service

ระบบอีเมลล์ถือเป็นหัวใจในหลายๆ ธุรกิจในปัจจุบัน เพราะนอกจากจะเอาไว้ติดต่อสื่อสารกันภายในองค์กรแล้ว Email ยังเป็นช่องทางหลักในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้าอย่างมีประสิทธิภาพ จนเรียกได้ว่าการดำเนินธุรกิจในทุกวันนี้ไม่อาจขาดระบบอีเมลล์ไปได้เลย

แต่ในปัจจุบัน ระบบอีเมลล์มีทางเลือกให้เราเลือกมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการซื้อระบบอีเมลล์มาติดตั้งใช้งานและดูแลเองแบบการซื้อขาด (On Premise) หรือการใช้บริการระบบอีเมลล์บน Cloud จากผู้ให้บริการอย่าง Google หรือ Microsoft แบบเช่าใช้ (Service) วันนี้เรามาลองดูกันว่าการเลือกระบบอีเมลล์ที่เหมาะสมกับองค์กร ควรจะต้องพิจารณาจากอะไรบ้าง

ความเป็นเจ้าของข้อมูลและการรักษาความลับองค์กร

ประเด็นนี้ถือเป็นประเด็นแรกและเป็นประเด็นที่สำคัญที่สุดสำหรับการเลือกใช้ระบบอีเมลล์ในทุกวันนี้เลยทีเดียว เนื่องจากในการดำเนินธุรกิจขององค์กรขนาดใหญ่นั้น ความลับภายในองค์กรและความลับระหว่างลูกค้าหรือคู่ค้ากับองค์กรแทบทั้งหมดนั้นมักจะถูกจัดเก็บอยู่ในระบบอีเมลล์ในทุกครั้งที่มีการรับส่งข้อมูล และแน่นอนว่าการเก็บข้อมูลเหล่านี้บนระบบอีเมลล์ที่เป็นบริการเช่าใช้แบบ Cloud นั้น ย่อมมีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหลอย่างแน่นอย่างเอง

ดังนั้นสำหรับองค์กรที่คิดว่าความเป็นเจ้าของข้อมูลและการรักษาความลับองค์กรถือเป็นประเด็นสำคัญลำดับแรก ทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับการลงทุนระบบอีเมลล์ก็คงจะต้องเป็นการซื้อระบบอีเมลล์แบบซื้อขาด (On Premise) ไม่ว่าจะเป็นในลักษณะของ Email Server หรือ Email Appliance ก็ตามแต่

ค่าใช้จ่ายที่แตกต่าง

ระบบอีเมลล์แบบเช่าใช้บน Cloud นี้ โดยมากมักจะคิดค่าบริการเป็นต่อ Inbox ต่อปี ดังนั้นสำหรับหน่วยงานที่มีผู้ใช้งานจำนวนไม่มากนัก เช่นหน่วยงานที่มีขนาด 100 – 200 คนหรือน้อยกว่า ก็จะเหมาะสมต่อการเช่าใช้ระบบอีเมลล์นี้

ส่วนระบบอีเมลล์แบบซื้อขาดเป็น Email Server หรือ Email Appliance นี้ จะมีลักษณะคล้ายการลงทุนเพียงครั้งเดียวจบ ดังนั้นสำหรับองค์กรที่มีผู้ใช้งานจำนวนตั้งแต่ 200 คนขึ้น การซื้อขาดระบบ Email Server หรือ Email Appliance นี้จะมีความคุ้มค่ามาก ค่าใช้จ่ายในปีแรกจะไม่ต่างจากการเช่าใช้บน Cloud นัก แต่ค่าใช้จ่ายในปีที่เหลือจะถูกกว่าอย่างเห็นได้ชัดเจน

บริการจากผู้ขายและผู้ผลิต

สำหรับระบบอีเมลล์แบบเช่าใช้แบบ Cloud Service นี้จะมีความสะดวกสบายแก่ผู้ใช้ในแง่ของการที่ไม่ต้องทำการติดตั้งและดูแลไม่ให้ระบบล่ม แต่ก็จะขาดบริการหลังการขายอื่นๆ ที่ละเอียดอ่อนกับระบบ เช่น การโอนย้ายข้อมูลจากระบบอีเมลล์เก่า, การจัดการให้การส่งเมลล์มายัง Domain เก่าของลูกค้ามาปรากฎที่ระบบอีเมลล์ใหม่ของเรา, การตรวจหาสาเหตุว่าทำไมอีเมลล์ถึงส่งไม่ออก

ในขณะที่ระบบอีเมลล์ซื้อขาดแบบ On Premise นี้ ทางผู้ซื้อสามารถเลือกระดับของบริการต่างๆ เหล่านี้ได้ เพราะระบบทั้งหมดสามารถถูกควบคุมได้จากวิศวกรผู้มีประสบการณ์ ต่างจากระบบอีเมลล์แบบ Cloud Service ที่เราสามารถควบคุมระบบเหล่านั้นได้เพียงระดับหนึ่งเท่านั้น

ความปลอดภัยที่ควบคุมได้

สืบเนื่องจากข้อข้างต้น สำหรับระบบอีเมลล์เช่าใช้แบบ Cloud Service นี้ถึงแม้จะสะดวกสบายมาก แต่การควบคุมระดับของความปลอดภัยอีเมลล์นี้เราแทบจะกระทำด้วยตัวเองไม่ได้เลย ในขณะที่ระบบอีเมลล์แบบซื้อขาด On Premise เป็น Email Server หรือ Email Appliance นี้ เราสามารถควบคุมการตั้งค่าความปลอดภัยได้ด้วยตัวเอง ทำให้ระบบมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

สรุป

สำหรับผู้ที่จะลงทุนในระบบอีเมลล์แบบเช่าใช้ Email Cloud Service นี้ จะได้รับข้อดีดังนี้

• ง่ายในการติดตั้งและดูแลรักษา
• เพิ่มเติมความสามารถของระบบได้หลากหลาย
• ประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับองค์กรขนาดเล็ก

ในขณะที่ผู้ที่จะลงทุนในระบบอีเมลล์แบบซื้อขาดเป็น Email Server หรือ Email Appliance จะได้รับข้อดีดังนี้

• องค์กรได้เป็นเจ้าของข้อมูลอีเมลล์ทั้งหมดอย่างแท้จริง
• มีบริการดูแลระบบอีเมลล์เชิงลึก ให้ระบบมีความเสถียรมากยิ่งขึ้นได้
• สามารถปรับแต่งค่าทางด้านความปลอดภัยเพื่อรับมือสถานการณ์ต่างๆ ได้ทันที
• ประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับองค์กรขนาดกลางหรือใหญ่

Wavify ระบบอีเมลล์ที่ปลอดภัยและง่ายสำหรับทุกองค์กร

สำหรับผู้ที่ต้องการมองหาระบบอีเมลล์แบบซื้อขาด ทาง Wavify ผู้ผลิตระบบอีเมลล์ชั้นนำสำหรับองค์กรนี้ มีระบบ Email Appliance สำเร็จรูปสำหรับผู้ใช้งานตั้งแต่ 500 Inbox – 40,000 Inbox และมีการใช้งานแล้วอย่างแพร่หลายในประเทศไทย โดยระบบอีเมลล์จาก Wavify มีจุดเด่นดังต่อไปนี้

• สำเร็จรูป ติดตั้งง่าย ใช้งานได้ภายใน 1 วัน
• ใช้งานได้กับทุกระบบปฏิบัติการ ทุก Platform
• สามารถใช้งานได้หลาย Domain ภายใน Appliance เดียว
• รองรับผู้ใช้งานตั้งแต่ 500 Inbox – 40,000 Inbox ตามแต่รุ่นของอุปกรณ์
• ปรับแต่งหน้าจอให้มีเอกลักษณ์ขององค์กรได้
• มีระบบรักษาความปลอดภัยภายในตัว
• มีระบบสำรองข้อมูลอีเมลล์ภายในตัว
• ทำ RAID และ Redundant Power Supply เพื่อความทนทานของระบบ
• มีบริการติดตั้ง ดูแล แก้ไข และให้คำปรึกษาโดยตรงจาก Distributor ในประเทศไทย

สำหรับใครที่สนใจผลิตภัณฑ์จาก Wavify สามารถติดต่อบริษัททรูเวฟ ประเทศไทย จำกัด ได้โดยตรงที่ 02-210-0969 หรือส่งอีเมลล์มาที่ info@throughwave.co.th ได้ทันที