สำรองข้อมูล Email ทั้งหมดด้วย Email Archiving

อีเมลล์ (Email) ถือเป็นหนึ่งในข้อมูลสำคัญที่สุดในการทำธุรกิจทุกวันนี้ เพราะ Transaction หรือการพูดคุยธุรกิจต่างๆ หรือไฟล์งานต่างๆ เองก็ถูกเก็บอยู่บน Email ในขณะเดียวกัน Email เองก็เป็นระบบที่ถูกโจมตีบ่อยที่สุดในปัจจุบัน ดังนั้นการจัดเก็บสำรองข้อมูล Email โดยการ Archiving เอง ก็ถือเป็นทางเลือกที่ดี และมีประโยชน์มากกว่าแค่การสำรองข้อมูล

อะไรคือ Email Archiving?

Email Archiving คือการจัดเก็บ Email ทุก Email ที่เกิดขึ้นในระบบ ไม่ว่าจะเป็นการรับหรือการส่ง Email ก็ตาม โดยการจัดเก็บแบบ Archiving นี้ ผู้ใช้งานจะสามารถเข้าถึง Email เก่าๆ ทั้งหมดได้เสมอ ไม่ว่าจะลบ Email จริงออกไปจาก Mailbox แล้วหรือไม่ก็ตาม และในขณะเดียวกันเองผู้ใช้งานก็ไม่สามารถที่จะลบ Email ออกไปจากระบบ Email Archiving ได้ด้วยเช่นเดียวกัน

การทำงานของ Email Archiving

Email Archiving มีประโยชน์อย่างไร?

Email Archiving มีประโยชน์หลายประการ ดังต่อไปนี้

  1. เป็นแหล่งเก็บ Email สำรอง เพื่อให้สามารถเข้าถึงและค้นหา Email เก่าๆ ที่มีอยู่ หรืออาจถูกลบไปแล้วได้ เพื่อกู้กลับมาใน Mailbox หลัก และใช้งานต่อได้ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถลบ Email สำคัญๆ บางเมลล์ออกไปจาก Mailbox หลักได้บ้างเมื่อมีปัญหา Email เต็ม
  2. เป็นการรับประกันว่าข้อมูลทั้งหมดใน Email จะเป็นทรัพย์สินของหน่วยงานหรือองค์กร ไม่ใช่ของเจ้าของ Email ซึ่งกรณีนี้มักเกิดขึ้นเมื่อมีเจ้าหน้าที่ในองค์กรลาออกไป และล้าง Email ทั้งหมดใน Inbox ทิ้ง ทำให้งานสำคัญบางงานสูญหายไป ซึ่งกรณีนี้หากมี Email Archiving อยู่ ก็จะสามารถช่วยให้องค์กรนั้นๆ กู้ Email ทั้งหมด และโอนให้เจ้าหน้าที่คนอื่นๆ ดูแลงานต่างๆ ต่อไปได้
  3. เมื่อระบบ Email หลักเสียหาย จนไม่สามารถกู้คืนข้อมูลได้ เราสามารถกู้ข้อมูลคืนจาก Email Archive ได้ทั้งหมด เหมือนเป็นระบบ Email Backup นั่นเอง
  4. เมื่อเกิดคดีความฟ้องร้องในศาล หรือมีใครนำ Email ขององค์กรไปใช้ในทางที่ผิดกฏหมาย ทางองค์กรสามารถนำ Email ที่มีการรับส่งจริงขึ้นมาเป็นหลักฐานได้ โดยเจ้าของ Email ไม่สามารถหาทางทำลาย Email นั้นๆ ออกจาก Email Archive ได้เลย
  5. สามารถเก็บสถิติการใช้งาน Email ของผู้ใช้งานแต่ละคนในแต่ละวันได้ ทำให้เห็นภาพรวมการทำงานของระบบ Email ในบางแง่มุมที่อาจไม่เคยเห็นมาก่อน

ข้อจำกัดของ Email Archiving

ข้อจำกัดข้อหนึ่ง ซึ่งถือเป็นข้อหลักเลย คือการที่องค์กรนั้นๆ จะต้องมี Email Server เป็นของตัวเองเท่านั้น ถ้าหากใช้บริการ Email Service ต่างๆ บน Internet แล้ว ก็จะต้องใช้ Email Archiving ของ Service นั้นๆ แทน ซึ่งก็จะมีระบบที่แตกต่างไปจากที่กล่าวมาในข้างต้น และประโยชน์บางข้อก็จะสูญหายไป เช่น การโอน Email เก่าของคนในหน่วยงานมาหาคนที่ยังทำงานอยู่ เป็นต้น หรือเมื่อเกิดคดีความฟ้องร้อง ก็อาจใช้เวลานานในการทำเรื่องเปิด Archive ขึ้นมา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้ให้บริการเป็นหน่วยงานต่างชาติ ก็อาจทำให้มีความซับซ้อนสูงขึ้น

ข้อสรุป

Email Archiving มีประโยชน์สูงสุดสำหรับหน่วยงานที่มีการใช้ Email ในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ และจำเป็นต้องเก็บ Email เก่าๆ ไว้อ้างอิง และต้องการให้มีการเก็บรักษาข้อมูลทั้งหมดใน Email ให้เป็นทรัพย์สินขององค์กรจริงๆ ดังนั้นหน่วยงานทางภาคเอกชนและภาครัฐเองก็ควรมีการตื่นตัวในการรักษาสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้อย่างข้อมูลในระบบ Email ให้มากขึ้น เพราะในความเป็นจริงแล้ว ข้อมูลที่มีการรับส่งใน Email เอง ก็มีความสำคัญไม่แพ้เอกสารต่างๆ ที่ใช้ดำเนินธุรกรรมกันเลย

เกี่ยวกับ Wavify Archify

Wavify เป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านระบบ Messaging Infrastructure โดยเฉพาะ โดยมีผลิตภัณฑ์ต่างๆ เช่น Wavify NextMessage, Wavify Archify, Wavify NextSecure, Wavify TimeNX และ Wavify NextStor สำหรับ Cloud Messaging Infrastructure

Wavify Archify สามารถทำงานร่วมกับระบบ Email ได้ทุกยี่ห้อ

สำหรับ Wavify Archify นั้น เป็น Hardware Appliance สำหรับทำ Email Archiving โดยเฉพาะ ซึ่งสามารถทำงานร่วมกับระบบ Email ได้ทุกยี่ห้อ รวมถึง Wavify NextMessage เองด้วยเช่นกัน

———-

บทความโดย Throughwave Thailand

ท่านสามารถติดตามข่าวสารเพิ่มเติมได้ที่ https://www.throughwave.co.th